Zonder financieel inzicht loopt iedere OR achter de feiten aan
80% van alle adviesaanvragen heeft een financiële aanleiding: er wordt bijvoorbeeld verlies gemaakt (of onvoldoende winst), er moet geïnvesteerd worden of er is in het verleden juist te weinig geïnvesteerd, de aandeelhouders zijn ontevreden of er klopt een nieuwe eigenaar aan.
Helaas worden veel te veel ondernemingsraden nog steeds verrast door ingrijpende adviesaanvragen. Terwijl vaak al uit de eerdere cijfers opgemaakt kon worden dat het voorgenomen besluit er aan zat te komen. Een OR die proactief wil zijn, initiatief wil nemen en vroegtijdig betrokken wil zijn, zal dus ook de financiële prestaties moeten kunnen beoordelen. Helaas is dat nog niet zo makkelijk. De jaarrekening staat vol met getallen, maar zonder referentiekader zeggen die niet zo veel. De manager finance is vaak best bereid de cijfers toe te lichten, maar welke vragen moet je aan hem of haar stellen? En welke cijfers of getallen doen er nou echt toe? En wat betekenen deze getallen voor het organisatiebeleid?
We geven 5 tips:
Maak het artikel 24 overleg effectief!
Iedere OR heeft minstens twee keer per jaar een artikel 24 overleg. Hierin bespreek je met de directie de algemene gang van zaken en vertaal je het strategische beleid naar concrete onderwerpen voor de ondernemingsraad in de komende periode. Bespreek hierin dus ook de financiële gezondheid van de onderneming. Die bepaalt namelijk grotendeels wat wel/niet mogelijk is en wat er nodig is. Vraag eens of de financieel directeur of de controller dit wil toelichten. Vaak vinden ze dat erg leuk om te doen!
Voor een uitgebreide voorbereiding van het artikel 24 overleg staat op de website van de SER een handige publicatie: https://www.ser.nl/-/media/ser/downloads/overige-publicaties/2015/or-voorbeeldreglement-algemene-gang-van-zaken.pdf
Bereid je goed voor!
Zorg dat je ruim op tijd voorafgaand aan het overleg de (financiële) stukken hebt. Alleen dan kun je het goed voorbereiden. Vergelijk de huidige cijfers met het verleden: wat zijn de grootste veranderingen, en kunnen we die zelf linken aan de gebeurtenissen in de afgelopen periode?
Een voorbeeld: De omzet is afgelopen periode afgenomen. Bekijk eerst waar de afname vandaan komt: betreft het alle of specifieke producten/diensten? Stel jezelf de vraag of bijvoorbeeld de prijs is gedaald of dat er minder is verkocht. Zijn de grondstoffen duurder geworden of heeft er een concurrent een felle reclamecampagne gevoerd en/of een nieuwe, innovatief product gelanceerd. Het verschil lijkt verklaarbaar, maar bespreek het ook met de directie.
API: de 3 basisvragen
Met slechts drie vragen kan iedere OR niet alleen de cijfers beter interpreteren, maar ook koppelen aan het strategisch en organisatiebeleid. Stel aan de bestuurder en de financieel directeur de volgende vragen:
- Wat is de Analyse van het verschil?
- Wat is de Prognose voor de komende periode?
- Wat is de Impact hiervan op de organisatie?
Een voorbeeld: u heeft een opleidingsplan besproken en daar instemming op verleend. In het opleidingsplan staat vaak ook of er meer/minder geïnvesteerd wordt in opleidingen, en hoe dat wordt gerealiseerd. In de cijfers kun je vervolgens terugzien of er ook meer of juist minder geïnvesteerd is in opleidingen. En ook daarna kun je de drie basisvragen gebruiken.
En weet dat achter elk cijfer een aanname zit. Bespreek deze aannames en onderbouwing en vind er zelf ook iets van.
Een voorbeeld: er wordt geïnvesteerd in een nieuwe productielijn, die meer producten kan maken. Wordt er ook een hogere omzet verwacht? En komt dat door een hogere verkoopprijs, meer producten of nieuwe producten? Deelt sales deze verwachting ook? Is er marktonderzoek gedaan naar de haalbaarheid van de omzet? Door goed te toetsen krijgt de OR een beter beeld. En geeft de OR een beter advies.
Verdrink niet in details of overvloed aan info
Bespreek met de directie welke inzichten de OR wil hebben en wat voor de organisatie de belangrijkste stuurgegevens zijn. Organiseer de financiële kennis binnen de OR. Bijvoorbeeld met een financiële commissie of door na te streven dat iemand van de financiële administratie lid is van de OR. En heb je deze kennis (nog) niet binnen de OR? Vraag dan een externe adviseur om je te helpen. Vaak krijg je dan al heel snel inzicht in de gewenste basisinformatie, en kan de OR vervolgens zelf(standig) de voortgang beoordelen.
Wees eerlijk.
Beantwoord onderstaande vragen om te checken of ook jouw OR voldoende inzicht in de financiën heeft. Heeft u een vraag met “Nee” beantwoord? Dan is het tijd voor een kennisupdate van de OR.
|
Door Simone van Houten organisatieadviseur bij Basis & Beleid.
Basis & Beleid is het adviesbureau voor ondernemingsraden, vakbonden en sociale partners. We helpen ondernemingsraden bij het behandelen van advies- en instemmingsaanvragen en het vergroten van de kennis en vaardigheden van de OR. Elke adviseur van Basis & Beleid heeft zijn eigen achtergrond en expertise. Samen hebben we zeer veel kennis van financiën, strategie, organisatie-inrichting, HR en recht. Wat we delen is de aandacht voor het belang van de medewerkers, zonder daarbij het organisatiebelang uit het oog te verliezen. Kern van onze aanpak is om in overleg met alle belanghebbenden te komen tot duurzame oplossingen met draagvlak.